Excelente Articulo: Diferencias entre Organizador, Diseñador y Coordinador de Eventos. Tú ¿Que necesitas?

Hoy comparto este articulo que leí y que me pareció muy atinado, muy concreto pero sobre todo muy fácil de entender y que nos puede ayudar no solo para nuestros clientes, si no para nosotros mismos y tener así claro la función que desempeñamos en un evento.

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La Importancia de la Coordinación,Organización y Diseño en un evento

Hola!!

Quiero realizar una importante reflexión para compartir con ustedes ya que muchos se preguntan cual es la verdadera importancia de contratar a un profesional para la organización de tu evento y darte mis tres poderosas razones para hacerlo, ya sea que se trate de un gran evento corporativo, la celebración de tus XV´s, una boda o por qué no? incluso hasta una fiesta infantil.

Antes de ello deseo resaltar un punto muy importante que debes establecer entre los profesionales de la industria de Eventos y lo cual puede resultar un poco confuso:

Y esto es establecer la diferencia entre un Diseñador de Eventos, Un Coordinador de Eventos o un Organizador de eventos, esta diferencia es de vital importancia que la sepas, porque un Organizador de eventos es casi siempre un Coordinador, pero un Coordinador no siempre es un Organizador de Eventos; un Organizador de eventos puede ser también un Diseñador de Eventos, pero un Diseñador de Eventos no siempre es un Coordinador o un Organizador y algunos en ocasiones pueden ser los tres al mismo tiempo.. Te he confundido lo suficiente?…

Aqui te explico, Un Diseñador de Eventos es responsable de todo lo visualmente estético de un evento. Los diseñadores piensan en términos de una buena y gran imagen. Ellos generan el concepto del diseño de tu decoración y del como ese concepto influirá sobre cada elemento visual. Consecuentemente ellos trabajan en conjunto con los floristas, técnicos de iluminación, fotógrafos y todo aquello que tenga que ver con un concepto visual (Estética y colocación del Pastel, recuerdos, arreglos florales, ubicación de barras de cócteles y postres, etc) todo aquello que se requiera para crear la imagen visual y sentimental del evento.

Un Organizador de Eventos es responsable de planear la logística de todos los elementos que traerán tu evento a la vida, y él se involucra desde el principio hasta el final del proceso. Dependiendo del nivel de servicio es la comisión de sus honorarios. Un Organizador de eventos te asistirá en la planeación de tu presupuesto, la selección de la sede del evento, referencias de proveedores, tiempos del evento, acomodos de invitados, y más que sigue en la lista. Ellos también fungen como consejeros en todo lo que se refiere a tu evento y son un hombro sobre el cual puedes recargarte. Un organizador de Eventos también puede coordinarte todas las actividades del “Día especial” ya que ellos se encuentran íntimamente involucrados con la planeación de este.

Un Coordinador de Eventos,  no esta tan involucrado en la planeación y diseño del evento, su deber fundamental es estar “El día especial”  y asegurarse que este transcurra suavemente acorde a lo planeado. Algunos suelen involucrarse con algún tiempo de anticipación al evento para finalizar los últimos detalles como confirmar proveedores, o crear un orden del día. Muchos Organizadores de eventos en sus paquetes de servicio ofrecen la “Coordinación del Evento”.

Dado lo anterior te aconsejo tener cuidado en la selección de los servicios que contratas, ahora sabiendo la diferencia entre un Diseñador, Organizador y Coordinador de eventos, sabrás cuáles son sus funciones y cual se adapta mejor a las necesidades de tu evento y de lo que deseas estar libre de preocupaciones tanto en la planeación de este como en el tan anhelado día.

Siempre te sugiero contratar un Organizador o Coordinador de Eventos diferente al que te ofrezca la sede o local donde se llevara a cabo tu evento. Y tratándose de contratar a un Diseñador, Organizador y Coordinador de Eventos, es importante entender tus necesidades y deseos  y cuál de las compañías de tu área proveen el tipo de servicio que tú requieres.

Contratar a un profesional para el Diseño, planeación y coordinación de tu evento ocasionara:

1)      Menos estrés para ti y tus invitados!:

He estado presente en eventos que no cuentan con un profesional ,ya sea Organizador o Coordinador de Eventos y en otros tantos que si lo tienen, y los eventos donde se encuentra presente un profesional, simplemente tienen una vibra completamente diferente. Hay orden en el lugar, las personas no preguntan donde necesitan estar, y lo más importante es que la festejada o festejados están libres de toda tensión y solo disfrutando de cada acontecimiento que transcurre durante el importante día. No más preocupaciones de tiempo o los molestos pequeños detalles que no tienes idea de cómo solucionar en ese momento, para ello está tu Organizador o Coordinador de eventos que tiene todo bajo control!.

Cuando no se decide contratar a alguien para coordinar los diferentes servicios de un evento (Sede, personal de la sede, banquete, fotografía, dj o grupo musical, video, arreglos de ceremonia religiosa, decoración, diseño floral, recuerdos, invitaciones, etc) normalmente recae sobre los anfitriones la responsabilidad de manejar todas estas estresantes tareas.

Contratar un coordinador de Eventos es el mejor regalo que te puedes dar a ti y a los tuyos en ese día especial!

Una de las cosas más importantes que un Organizador de Eventos  que ofrece servicio de Coordinador del mismo, puede hacer por los anfitriones de un evento es proporcionarles tranquilidad y hará del proceso de planificación un suceso libre y agradable.  Ya que es igual de importante disfrutar de la planeación del evento asi como del día  en que este se lleve a cabo.

2)      Mantenerse dentro de tu presupuesto!

El encabezado habla por sí mismo. Al realizar un evento comienzas a estresarte al iniciar a buscar todo lo requerido para tu el mismo y hacer el cálculo de cuanto este costara? Buscar los mejores proveedores  y que estos te ayuden a mantenerte en tu presupuesto es todo un desafío. Un Organizador de eventos es invaluable en este caso, porque ellos conocen la industria de los eventos en tu localidad, saben que proveedores son de confianza, y donde encontrar las mejores ofertas para mantener tu evento en tu presupuesto.  Tal vez incluso tienen contacto con proveedores que tengan artículos especiales y a bajo precio los cuales tu requieres para tu evento.

3) Hacer realidad tu evento soñado!.

Puede ser fácil estar inspirado e imaginar un sinnúmero de elementos y colores para tu Fiesta de XV años o tu boda, pero es una historia totalmente diferente, tratar de conseguir todos estos elementos  imaginados en tus ideas y reunirlas para decorar y amenizar tu evento. Un Diseñador de eventos está allí para tomar tu visión y hacerla realidad, así que sencillamente, confía en ellos.  Existen para hacer tu vida más fácil y llena de Inspiración!

Una vez que sabes esto, acepta la ayuda de un profesional que siempre facilitara para que tu solo te encargues de disfrutar tu día! 😉

#SENSORIAeventos.

Tania Sanchez

taniasabar@gmail.com

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